Vóór de spoedwet stond in de statuten van een vereniging dat leden tijdens de ALV een elektronische stem mochten uitbrengen. Het was echter nog niet mogelijk om de gehele ALV volledig digitaal te houden, bijvoorbeeld via een videoverbinding. De COVID-wet maakt dat nu mogelijk en is in werking getreden op 24 april 2020, met een terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020.

Voorwaarden

Met invoering van de COVID-wet kan het bestuur van een vereniging nu bepalen dat hun ALV volledig digitaal plaatsvindt en dat de leden ook digitaal moeten stemmen, ongeacht wat de verenigingsstatuten hierover zeggen. Zorg wel dat de stemming wordt vastgelegd, zodat deze achteraf altijd nog geraadpleegd kan worden.

Als het bestuur een digitale vergadering wil houden, moet zij bij de oproeping voor de ALV vermelden dat het om een digitale ALV zal gaan. Benoem hierbij duidelijk via welke tool de digitale ALV gehouden zal worden. Ook is het goed om te peilen of er leden zijn die bezwaar hebben tegen een digitale ALV. Als dit zo is, zouden zij een ander lid kunnen machtigen voor de ALV.

 Een volledig digitale ALV moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • De ALV is digitaal te volgen voor de leden (met een livestream via audio of video).

  • De leden hebben tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV de mogelijkheid gekregen om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over onderwerpen die op de agenda staan. Het staat het bestuur vrij om deze termijn te verkorten.

  • De vragen van leden moeten uiterlijk tijden de ALV worden beantwoord. Deze antwoorden moeten beschikbaar zijn voor leden, bijvoorbeeld via een e-mail of de website. Zo kunnen de leden de antwoorden op de vragen betrekken bij het uitoefenen van hun stemrecht.

  • Tijdens de ALV moeten de vragen van leden zo goed mogelijk worden beantwoord, indien dit redelijkerwijs mogelijk is.

Rol van de voorzitter

Het is de taak van de voorzitter van de vergadering om de ALV goed en efficiënt te laten verlopen. Aan het begin van de ALV moet dan ook helder zijn hoe de vergadering in zijn werk zal gaan: wie mogen er vragen indienen, op welke manier zullen vragen beantwoord worden en wie besluit een discussie? Ook is het belangrijk om van tevoren te controleren of de digitale middelen goed werken. Een haperende verbinding of iemand die door andere omstandigheden niet goed kan deelnemen aan de digitale ALV, heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de genomen besluiten.

Tijdelijke oplossing

De wet is tijdelijk en bestrijkt de periode waarin de coronamaatregelen van kracht zijn. Op 1 september 2020 vervalt de spoedwet, maar er bestaat een mogelijkheid om de wet (telkens met twee maanden) te verlengen. Na deze tijdelijke spoedwet keert de oude situatie weer terug. Een volledig digitale ALV zal dan niet meer mogelijk zijn, een gedeeltelijke digitale ALV met digitaal stemrecht alléén wanneer de statuten dit mogelijk maken. Wanneer het bestuur ook in de toekomst een digitale ALV wil organiseren, wordt geadviseerd de statuten hierop aan te passen.

  • Datum: 08-05-2020

Blijf op de hoogte!

Wil je al het laatste nieuws over bepaalde thema's in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en geef zelf aan hoe vaak je een mailtje wilt ontvangen en over welke thema's deze gaat.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Klik op één van de onderstaande thema’s om meer over dit onderwerp te lezen. Als je op het plusje naast het thema klikt, houden we je op de hoogte van dit onderwerp in jouw nieuwsbrief.

Coronavirus Bestuur & organisatie Clubbestuur Communicatiemiddelen en -kanalen

Lees ook