Strandvliet is een kleine tennisvereniging die zich op een zeker moment rond het bestaansminimum bevond”, vertelt vicevoorzitter Duncan Waardenburg. “We hadden zes banen en rond de 300 leden. Het bestuur had al geruime tijd dezelfde samenstelling, functies en taakverdeling. In de praktijk kwam het er op neer dat bestuursleden tegelijkertijd commissieleden waren en tevens de enige vrijwilligers. Aan toekomstgericht beleid maken kwamen we niet toe. We hebben toen bewust tijd vrijgemaakt om te bespreken waar we onszelf zagen staan en waar we naartoe wilden. In het proces woonde ik ook een bijeenkomst van NOC*NSF bij. Daarbij was het heel mooi om te zien dat veel clubs met dezelfde problematiek worstelen. Je hebt al snel de neiging te denken dat het een sportspecifiek probleem is, of dat het aan jouw vereniging ligt. Maar dan zie je dat er maatschappelijke factoren zijn die voor iedereen een rol spelen. Dat maakt het op de een of andere manier makkelijker om over oplossingen na te denken.”

Waarom doen we het zo en kan het ook anders?

De club bepaalde voor zichzelf dat het echt tijd was voor verandering. “We wilden enerzijds meer leden aan ons binden en het anderzijds als bestuur echt anders gaan doen”, vervolgt Duncan. “Dat begon met het kritisch onder de loep nemen van bestuurstaken en -functies. Zoals de functie van secretaris: die maakt notulen en is daar vaak vrij veel tijd mee kwijt. Vervolgens worden ze door  niemand gelezen. Het enige wat we eigenlijk nodig hebben is een kort actielijstje. Die taak is bij iemand anders van het bestuur ondergebracht die daar sterk in is. Zo kijken we naar elke functie en de bijbehorende taken. In plaats van het zoeken van mensen voor functies, gaan we nu de functies aanpassen op de mensen die we hebben en wat bij hen past. De taken moeten flexibeler. We probeerden tot nu toe als voltallig bestuur eens per zes weken bijeen te zitten, maar het bleek steeds moeilijker in ieders agenda. Nu zitten de mensen bijeen voor wie het op dat moment relevant is om elkaar te spreken. De rest kan ook via bijvoorbeeld Whatsapp. Bij alles is er de mindset: ‘waarom doen we het zo en kan het ook anders?’. En het zelfbewustzijn is gegroeid waar het de omgeving aangaat en de wensen van mensen in die omgeving.”

Beestje bij de naam noemen

“Diversiteit in het bestuur vinden we ook belangrijk. Je moet toch een weerspiegeling zijn van je leden en de mensen in je wijk of regio. Dat zit gelukkig best goed bij Strandvliet. Ook de karakters vullen elkaar mooi aan. Zo ben ik nogal optimistisch ingesteld, soms wat té. Anderen in het bestuur zijn weer wat terughoudender. Dat maakt dat we naar elkaar blijven beargumenteren waarom we iets op een bepaalde manier denken aan te pakken. Iedereen is erg fanatiek en ook op uitvoerend vlak heel actief. Het gevaar bestaat daarmee wel dat er een gat valt als een van de bestuursleden zou wegvallen. Omdat we ons daar bewust van zijn, willen we nu elk jaar nieuwe bestuursleden aantrekken. Dat maakt ook dat we nadenken over de omschrijving van functies en taken. Termen als ‘secretaris’ en ‘penningmeester’ spreken niet echt tot de verbeelding en zijn weinig sexy. Ook weten vooral jongeren vaak niet wat zo’n functie inhoudt. We noemen het beestje liever bij de naam. Een ‘technische commissie’ wordt dan bijvoorbeeld een ‘competitiegroep’. Volgend seizoen willen we helemaal afstappen van de commissies en mensen organiseren naar de taken die er zijn.”

Niet groter maken dan het is

“Een aandachtspunt is nog hoe we mensen het best kunnen benaderen voor vrijwilligers- en bestuursfuncties. Tot op heden werkt een persoonlijke benadering nog het best. En je moet je functies op een positieve manier zien te ‘verkopen’; het vooral niet groter maken dan het is. Wat wij doen is echt geen rocket science, iedereen kan het. Ik wil mensen ook graag wijzen op de positieve kanten van bestuurswerk. Zo leer je als bestuurder goed te manoeuvreren tussen verschillende mensen en hun wensen. Je leert meer over communiceren, over verwachtingsmanagement. Je denkt creatief na over rollen en functies, leert met lastige situaties om te gaan, je staat midden in de vereniging dus je leert ook veel mensen kennen. Allemaal vaardigheden die je bijvoorbeeld als werknemer ook van pas kunnen komen.”

Maak tijd vrij en ga met je tijd mee

“Als ik tot slot andere clubs nog advies zou mogen geven, dan zou ik allereerst zeggen: maak bewust tijd vrij om met je bestuur na te denken over je beleid en visie. Stap af van de waan van de dag en denk na over wat voor club je wilt zijn. Wat zijn je doelen en prioriteiten? Welke mensen heb je in huis en wat past bij ze? Richt vervolgens je organisatie in naar die doelen. Ten tweede: ga echt met je tijd mee. Probeer vrijwilligerswerk aan te passen naar de eisen en mogelijkheden van deze tijd. Gooi overboord wat onnodig lijkt. En als je veranderingen vruchten afwerpen en je nieuwe leden aantrekt, vang ze dan van het begin af aan goed op. Dan zijn ze eerder geneigd zich ook als vrijwilliger in te zetten.”

Meer over bestuurlijke vernieuwing

Naast het imago en de uitstraling van het bestuur zijn ook andere zaken belangrijk bij bestuurlijke vernieuwing en een toekomstgerichte sportclub. Lees er hier meer over.

  • Datum: 27-04-2017

Blijf op de hoogte!

Wil je al het laatste nieuws over bepaalde thema's in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en geef zelf aan hoe vaak je een mailtje wilt ontvangen en over welke thema's deze gaat.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Klik op één van de onderstaande thema’s om meer over dit onderwerp te lezen. Als je op het plusje naast het thema klikt, houden we je op de hoogte van dit onderwerp in jouw nieuwsbrief.

Bestuur & organisatie Bestuurlijke vernieuwing

Lees ook